Тендерный протокол: его функции и порядок составления

Тендерный протокол является официальным документом, в котором фиксируются итоги конкурса перед заключением договора с победителем. Протокол составляется тендерной комиссией, после чего ее члены и секретарь визируют каждый лист документа. О том, когда и как именно это делается, заранее сообщается в конкурсной документации. На основании протокола тендерная комиссия оповещает участников государственного или муниципального заказа о принятом решении и сроках заключения договора, но не позже чем через 30 дней с момента его подписания.

Особенности составления и сроки публикации протокола

В отсутствие кворума — при явке менее 50% от количества членов комиссии — тендерный протокол не может быть составлен. За это отвечает председатель комиссии, который заранее назначает место, дату и время ее заседания. Не допускается заочное голосование или делегирование полномочий.

Протокол может быть обнародован по-разному — в зависимости от типа торгов. Открытые торги предполагают его публикацию в средствах массовой информации в течение 20 дней после рассмотрения предоставленных заявок. Участники закрытых торгов получают тендерный протокол для ознакомления в индивидуальном порядке.

Следует отметить, что данный документ выполняет не только функцию уведомления о результатах тендера. Он может рассматриваться в суде как доказательство при рассмотрении тех или иных исков, связанных с тендером. Анализ тендерного протокола помогает участникам торгов, не получившим контракт, в планировании дальнейших действий в сфере тендеров.

Что заносится в протокол

Тендерный протокол оформляется на бланке организации-закупщика (товаров, работ, услуг) и содержит следующие сведения:

• место и время определения итогов;
• состав и председатель комиссии;
• наличие кворума;
• поступившие заявки;
• реквизиты претендентов;
• сведения о квалификационных данных претендентов;
• сумма, выделенная для закупки;
• отклоненные заявки с указанием причин отказа;
• поставщики, признанные соответствующими требованиям тендера, с указанием первого и второго места;
• итоги конкурса;
• сумма и сроки заключения договора с победителем в том случае, если конкурс будет признан состоявшимся;
• прочие сведения на усмотрение конкурсной комиссии.

К протоколу прилагается сводная таблица предложений по тендеру. Если закупка будет производиться у единственного претендента, указываются причины такого решения — например, не было подано других заявок. Таблица в этом случае не нужна.

В каких случаях возможен пересмотр протокола

Если участник тендера до его завершения имеет обоснованные претензии по процедуре ведения торгов, он вправе подать жалобу в любой момент до обнародования тендерного протокола либо в десятидневный срок после него. По истечении этого периода со всеми с претензиями он может обратиться только в суд.

Известны случаи, когда жалобы участников тендера, чьи заявки не были приняты, признавались необоснованными, но приводили к выявлению иных нарушений закона о контрактной системе. В ходе подобных проверок изучается все, что касалось проведения тендера:

• Состав тендерной комиссии. Комиссия должна состоять в основном из лиц, проходивших повышение квалификации или переподготовку в сфере закупок. Кроме того, обязательно присутствие специалистов по предмету закупки. В особых случаях — например, если предметом закупки является создание произведений литературы или искусства, представители творческих профессий в соответствующей области должны составлять как минимум половину конкурсной комиссии.
• Состав принятых заявок. Типичный пример нарушения — прием заявок от участников, предлагающих товары, которые не входят в официальные реестры и могут быть ввезены в Россию нелегально. В таких случаях на основании проведенной проверки тендерный комитет обязывают отменить протокол торгов, провести пересмотр заявок и составить новый протокол.
• Состав участников конкурса. Первые части заявок подаются анонимно, чтобы можно было оценить предложения, и только в следующем туре участники дают сведения о своих компаниях и сфере деятельности. Если участник не соответствовал тем или иным требованиям закона или тендерной документации, и тем не менее был допущен, тендерная таблица является недействительной и подлежит пересмотру. По результатам составляется новый протокол. Организаторам и участникам тендеров следует иметь в виду все возможные варианты развития событий и добросовестно относиться к своим обязанностям. ФАС за 2015 г. рассмотрела около 70 000 жалоб, по которым было возбуждено более 20 000 административных дел. Законность выбора поставщика оценивалась в 52 940 случаях.

Консультации по вопросам тендеров

Российское законодательство в отношении госзакупок в настоящее время продолжает формироваться и уточняться, поэтому полная прозрачность государственных тендеров пока еще не достигнута. Если вы получили тендерный протокол и не согласны с объявленными в нем итогами, а также при необходимости подать жалобу или исковое заявление в отношении организатора торгов, вы можете обратиться к специалистам компании «ТендерГарант» за квалифицированными консультациями. Мы поможем вам разобраться во всех деталях конкурса на любом его этапе и при необходимости подготовим жалобу в ФАС.