Сопровождение участия в тендерах и аукционах

Законы о конкурсах и аукционах (№ 44-ФЗ и № 223-ФЗ) часто меняют, дорабатывают и усложняют. Нормативные документы предъявляют жесткие требования к участию в конкурсах. Если обнаруживается неточность или ошибка в оформлении, заявку тут же отклоняют. Несоблюдение действующего законодательства грозит потерей времени и финансов. Тендерное сопровождение гарантирует не только помощь в участии в аукционе, но и защиту от нежелательных расходов.

Нужно ли тендерное сопровождение?

Есть несколько вариантов подготовки к тендеру: самостоятельно, путем найма специалиста в штат или можно доверить сопровождение сторонней компании.

• Самостоятельная подготовка
  Этот вариант, на первый взгляд, дает экономию денежных средств. Еще одно неоспоримое преимущество: вы обретете знания и хороший опыт в новой сфере. Но представьте, сколько времени вы потратите на изучение нормативных документов (один только № 44-ФЗ включает в себя 8 глав и 114 статей!). Нужно будет постоянно отслеживать информацию на торговых площадках, чтобы не пропустить сроки подачи документов. От затрат времени и сил на подготовку к аукциону может пострадать основная деятельность компании. При этом вероятность того, что удастся избежать ошибок, очень мала. Начинающему участнику довольно сложно разобраться во всех нюансах самостоятельно.
• Найм сотрудника в штат
  Делегирование полномочий позволит подготовиться без ущерба работе всей организации. Штатные сотрудники смогут постоянно мониторить рынок и отслеживать даты проведения аукционов, сроки переносов, состав документов и другую важную информацию, которая может обновиться в любой момент. Они же займутся и получением обеспечения заявки (согласно ст. 44 № 44-ФЗ это может быть банковская гарантия). Но будьте готовы к дополнительным расходам. Штатным сотрудникам нужно каждый месяц выплачивать заработную плату, независимо от того, принимает в данный момент организация участие в торгах или нет. Тендерным менеджерам требуется постоянное повышение квалификации, что тоже затратно. К тому же ни одна организация не застрахована от внезапных больничных или увольнений сотрудников в самый «горячий» момент.
• Услуги сторонней компании
  Этот подход дает возможность быстрого и, главное, эффективного старта в аукционах и торгах. Организации, специализирующиеся на сопровождении участия могут качественно подготовить весь нужный пакет документов, учитывая все «узкие места» госаукционов. При этом мониторинг государственных закупок ведется непрерывно. У вас же будет возможность получать консультации специалистов на всех этапах сотрудничества. Вам помогут получить обеспечение. Некоторые компании предоставляют тендерные займы. Но нужно быть готовым к постоянной вовлеченности в процесс. Контроль деятельности осуществляете вы как лицо, принимающее решения.

Комплекс сопроводительных услуг призван облегчить компании-поставщику процесс оформления заявки, получения аккредитации и т.п. Зачастую новички в «тендерном деле» упускают выгодные контракты из-за незнания нюансов заполнения документов (например, при подаче заявки в госорганизацию все бумаги нужно обязательно прошить).

Что включает в себя сопровождение в аукционах?

Если вы обращаетесь в фирму, предлагающую пакет услуг по сопровождению, обязательно уточните, какие именно обязательства она на себя берет. Чаще всего пакеты включают решение следующих вопросов:

1. Подбор подходящего тендера с помощью тендерных агрегаторов.
2. Анализ условий аукциона, перечня необходимых документов.
3. Создание цифровой подписи (ЭЦП) с необходимым уровнем защиты.
4. Аккредитация (регистрация) на торговых площадках, подготовка программного обеспечения для участия в аукционах.
5. Формирование заявки участника, включающей все необходимые бумаги.
6. Подбор самого выгодного варианта из множества предложений от банков и МФО для получения обеспечения заявки.
7. Помощь в непосредственном участии в тендерах.
8. Подготовка документов для заключения договора.
9. Профессиональная консультация при подписании договора.

Некоторые фирмы оказывают дальнейшее сопровождение: при возникновении конфликтов между подрядчиком и заказчиком, споров относительно сроков, качества работ, а также задержках оплаты, победитель тендера может обратиться к компании-«помощнику» и получить квалифицированную консультацию. Иногда фирма готова отстаивать ваши интересы и в суде, но за это, разумеется, придется доплачивать сообразно сложности процесса.

Результаты и эффективность

Участие в тендерах — это непростая работа, требующая высокого профессионализма, полной самоотдачи и перманентного развития. Победа в аукционе — это результат последовательных продуманных действий, где каждая самая мелкая ошибка может привести к отклонению заявки или попаданию в реестр недобросовестных поставщиков. Во избежание подобных ситуаций целесообразно доверить работу профессионалам.

«Тендер-Гарант» всегда готово помочь вашей организации в торгах и аукционах. Вы значительно сэкономите денежные средства и время благодаря профессионализму наших сотрудников. Грамотное тендерное сопровождение предотвратит возможные ошибки и поможет выиграть не один тендер. Мы предлагаем не только помощь в участии в тендерах, но также готовы предоставить тендерный займ для вашей организации, проводим аналитику тендеров, оказываем поддержку в получении обеспечения, ЭП и защищаем интересы участника при обжаловании результатов.