Когда и как осуществляется замена ЭЦП

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) подтверждает достоверность электронного документа и широко используется при проведении конкурсов и аукционов. Она необходима для регистрации подрядчиков на электронных площадках и дальнейших действий, связанных с подачей заявок и участием в торгах.

Как правило, это личная ЭЦП кого-нибудь из руководства компании, поэтому при кадровых перестановках может потребоваться замена ЭЦП для продолжения работы с электронной площадкой. Кроме того, у ЭЦП есть срок действия, после окончания которого необходимо получение новой ЭЦП. Эти действия приходится выполнять как минимум раз в год.

Поскольку вопрос о замене ЭЦП встает достаточно часто, электронные площадки публикуют у себя алгоритм данной процедуры или проясняют ситуацию с помощью службы техподдержки. В последнюю можно обратиться через формы обратной связи, форумы, электронную почту.

Технология замены ЭЦП

В общем случае процесс замены ЭЦП выглядит следующим образом:

1. Заполнение на сайте электронных торгов специальной формы запроса на авторизацию новой ЭЦП. Если ЭЦП принадлежит директору компании, необходимо прикрепить решение о назначении его на должность. Если она принадлежит еще кому-то из руководства, потребуются решение и доверенность на осуществление действий на электронной площадке.
2. После отправки запроса требуется отослать на электронную площадку уведомление по электронной почте с указанием ИНН организации, указав свой статус – заказчик или поставщик.

В зависимости от правил электронной площадки может потребоваться создание новых логина и пароля, удаление старой ЭЦП или другие дополнительные действия.

Следует взвешенно подходить к рекламе различных удостоверяющих центров, предлагающих дешево оформить ЭЦП. Проверьте, какую сумму за оформление ЭЦП рекомендует на своем сайте Ассоциация электронных торговых площадок, а также есть ли выбранный вами удостоверяющий центр в ее официальном перечне. Если его в нем нет, вы не сможете войти с выданной им ЭЦП на электронную площадку.

Время – деньги

Лучше всего позаботиться о замене ЭЦП как можно раньше, поскольку решение об участии в электронных торгах зачастую не оставляет лишнего времени на освоение новых алгоритмов и переговоры с техподдержкой электронных площадок. Обычно поставщиков больше заботит их тендерный кредит или заем и сбор документов для банка, а вопрос замены ЭЦП остается обойденным вниманием, всплывая в последний момент и ставя под угрозу само участие в электронных торгах. Учитывайте также, что получение ЭЦП занимает от одного до трех дней.

Если новый директор или уполномоченный сотрудник вовремя не позаботился о ее получении, это еще больше усложнит процесс участия в электронных торгах, поскольку ни войти на площадку, ни отправить необходимые документы вы не сможете. Следует также исключить ситуацию окончания действия ЭЦП в ходе конкурса или аукциона – подобные накладки чреваты срывом участия, штрафными санкциями и подрывом делового имиджа.