Как подготовить документы для участия в тендере

Получение государственного или муниципального заказа для многих компаний стало неотъемлемым элементом престижа и высокой деловой репутации.

Однако есть организации, потерпевшие поражение еще на этапе подачи заявки на аукцион по причине неправильного оформления документации. Грамотно оформить заявку на участие в тендере на самом деле несложно. Специалисты компании ТендерГарант, в том числе предоставляющей помощь в получении тендерных кредитов и займов, готовы поделиться общими принципами подачи заявок и проконсультировать детально по каждому конкретному случаю оформления документов на тендер.

Подготовительный этап

Прежде, чем заняться оформлением заявки, следует позаботиться о наличии:

• электронно-цифровой подписи;
• специального банковского счета со свободными денежными средствами в размере 0,5–5% от начальной стоимости контракта для обеспечения заявки;
• регистрации на электронной торговой площадке (ЭТП);
• всех сведений об аукционе, включая перечень документов для те
ндера.

Заполнение заявки

Зарегистрировавшись на ЭТП, можно через личный кабинет приступить к заполнению заявки в электронной форме. Это единый документ, включающий в себя две части.

Первую часть заявки вы имеете право отправить анонимно, чтобы избежать возможных злоупотреблений. В шапке документа указывается: «Первая часть заявки», следующей строчкой – «Открытый аукцион в электронной форме» и его номер. Далее указываются дата подачи заявки и адресат.

В основном тексте следует написать, что вы изучили аукционную документацию и согласны участвовать в аукционе для последующего выполнения технического задания заказчика.

Если заказчиком поставлено условие выполнения работ или оказания услуг с применением определенных материалов и товаров, в заявке следует их перечислить с указанием характеристик, чтобы подтвердить их соответствие требованиям заказчика. При наличии у вас товаров конкретно требуемых знаков и марок подробного указания характеристик не требуется, но если вы предоставляете их эквиваленты, придется дать детальные сведения. Кроме перечня товаров или услуг необходимо указать место и сроки поставки. Для заказчика могут быть важны и отдельные детали, не забудьте их указать. Например, соответствие товара санитарным нормам и правилам, упаковка, условия отгрузки и доставки. Текст могут сопровождать эскизы, чертежи, рисунки, фотографии товаров. Будьте внимательны к формулировкам технического задания и постарайтесь объективно оценивать свои возможности.

Вторая часть заявки будет рассмотрена уже после проведения конкурса, она должна содержать полную информацию о ее составителе и подаваться на официальном бланке организации. К ней обязательно прилагаются подтверждающие документы, список которых можно найти в аукционной документации. Проследите за тем, чтобы документы для тендера не были просрочены. Вторая часть заявки нужна для того, чтобы персонифицировать данные о победителе конкурса и проверить его юридическую и деловую чистоту. Во второй части заявки полезно указать, что на дату ее составления в отношении компании не проводятся судебные разбирательства, ликвидация, банкротство.

Причины отклонения заявки

Поданная заявка может быть отклонена в следующих случаях:

• Под заявкой стоит ЭЦП лица, не имеющего права на действия от имени участника размещения заказа.
• На открытом для участия в электронных торгах банковском счету недостаточно средств для обеспечения заявки.
• На один конкурс вами подана не одна, а две или более заявок. В этом случае оператор возвращает все тексты, и заявка подается вами вновь.
• Вышел срок подачи заявок.
• Вышел срок вашей аккредитации на данной ЭТП.

Оператор торговой площадки обязан уведомить вас о причинах возврата с указанием конкретных нарушений с вашей стороны. Если ваша заявка – единственная, аукцион признается несостоявшимся и либо назначаются повторные торги, либо через органы исполнительной власти заказчик получает разрешение разместить заказ у вас.